기록물관리법에 따라 전국 700여 개 공공기관에서 만들어지는 기록 중 준영구(50년 이상) 보관 대상 기록은 각 기관에서 9년간 자체 보관한 후 국가기록원으로 이관한다. 국가기록원으로 넘어온 기록물은 대전 본원 청사 지하에 마련된 1,400평 규모의 서고와 2,000여 평의 부산기록정보센터 서고로 옮겨져 보관된다.
이 과정에서 기록물에 대한 역사적ㆍ행정적ㆍ증빙적 가치평가가 이뤄져 1~3등급으로 분류되고 공개여부도 정해진다. 대전에는 대통령 관련 기록들이 모여 있고 부산에는 조선왕조실록 원본이 보관돼 있다. 국가기록원은 양 서고의 용량이 만수위에 도달해 경기 판교 세종연구소 인근 부지에 1만8,800평(지상6층ㆍ지하4층) 규모의 신규 서고를 건설 중이다
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