E-메일에서는 무소식이 희소식이 아니다. 오히려 나쁜 소식일 가능성이 크다. E-메일 답장은 24시간 이내에 보내는 것이 원칙이다. 아무리 늦더라도 48시간을 넘기면 곤란하다. 이틀이 넘도록 소식이 없으면 수신인이 E-메일에 관심이 없음을 나타내는 좋지 않은 조짐으로 봐야 한다.특히 「E-메일로 답장을 부탁합니다(Please reply by e-mail)」라는 독촉성 메일을 받고도 늑장을 부려서는 안된다. 답장을 보낼 시간이 없을 때는 급보(Quick message)를 먼저 보낸다. 즉 「E-메일 주셔서 감사합니다. 곧 답장하지요(Thank you for your e-mail. I will get back to you soon)」처럼 메일을 받았다는 메시지라도 띄워야 한다.
제 때 답장을 보내기 위해서는 무엇보다 E-메일을 매일 체크하는 습관부터 들여야 한다. 최소한 아침, 점심, 저녁 3차례가 기본이다. 여기에 잠자리에 들기 전 한 번 더 확인하는 「3+1」방식을 권한다. 요즘에는 종이편지도 사흘이면 산간벽지에도 배달된다. 3일 이상 E-메일을 묵혀두는 사람은 E-메일의 혜택을 스스로 거부하는 셈이다.
대부분의 E-메일 시스템에는 「회신(R)」이 자동으로 나오기 때문에 그대로 클릭한 다음 본문 부분(Text area)에 답장을 써 보내면 된다. 하지만 몇가지 요령을 익히면 보다 완벽한 답신을 만들 수 있다.
첫째, 오리지널 메시지(처음 받은 편지)는 아예 지우거나 짧게 편집한다. 특히 장문의 메시지인 경우 필요한 만큼만 남기고 삭제한다. 대부분의 E-메일이용자는 하루에도 수많은 메시지를 주고 받는다. 발송인이 무슨 내용의 메일을 보냈는지를 알려주는 게 네티켓이다.
둘째, 답장을 보내기 전에 수신자(To), 참조(Cc), 숨은 참조(Bcc)등에 포함된 이름을 재확인한다. 어떤 E-메일 시스템은 오리지널 메시지의 To나 Cc에 들어가 있는 모든 사람들에게 자동으로 답장을 보내게 돼 있다. 이럴 경우 자칫하면 보내지 말아야 할 사람에게 답장이 전달되는 경우가 있으므로 조심하자.
셋째, 제3자에게 전달(Forwarding)할 경우에는 받는 이가 당황하지 않도록 오리지널 메시지의 내용을 간단히 설명해주는 게 좋다.
넷째, 제목에는 가능한한 손을 대지 말아야 한다. 필터(Filter) 프로그램 이용자의 PC는 오리지널 텍스트나 특정 키워드가 들어간 메일을 요구하기 때문에 제목을 고치는 경우 전달에 어려움을 겪을 수도 있다.
/이상석 편집위원
■E-메일 용어
-Filter
E-메일 사용자의 목적에 맞도록 메일을 걸러주는 유틸리티 프로그램을 말한다. 쓰레기(Junk)메일을 방지하기 위해 특정 발신자(Sender)로부터 오는 메일만 받고자 하는 경우에 흔히 쓰인다. Filter 프로그램은 또 특정 키워드나 데이터를 지정해 받을 수 있도록 돼 있어 청소년들의 음란물 접근을 차단하는데도 이용된다.
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