지미 카터 전 미국대통령의 안보보좌관을 지냈던 즈비그뉴 브레진스키씨는 80년대말 뉴욕의 컬럼비아대학에서 국제정치학을 강의했다. 그의 강의 가운데 「대통령메모(Memorandum for the President)」를 작성하는 시간이 있었다. 학생 스스로가 백악관 안보보좌관이 되어 대통령에게 보고할 주요 이슈를 요약하고 그에 대한 정책대안(Options)을 정리하는 연습을 한다. 가장 짧으면서도 명료한 내용의 메모를 작성한 학생이 제일 높은 점수를 받았다.청와대에서는 얼마 전까지만 해도 김한길 전 정책기획수석의 메모가 김대중대통령으로부터 가장 호평을 받았다고 한다. 청와대의 한 관리는 『김수석의 메모는 A4용지의 반 이상을 넘는 경우가 거의 없었다』고 전했다. 소설가, 기자를 지낸 그의 경력과 무관치 않은 듯하다.
E-메일의 문장스타일도 대통령에게 건네는 메모나 간추린 일일보고(Presidential daily brief)형식이 좋다. 어느 나라에서나 대통령은 가장 바쁜 사람이다. 제한된 시간에 수많은 보고서를 신속하게 검토해야 하는 사람에게 장황한 설명은 절대 금물이다. 한 눈에 들어오는 메모라야 시선을 끌 수 있다.
하지만 E-메일이라고 해서 짧은 메시지만 담을 수는 없다. 2~3개 화면을 차지할 정도로 제법 긴 메시지를 보내야 하는 경우도 있다. 메시지분량이 한 화면 이상이 될 수 밖에 없을 때는 받는 사람의 시선을 다음 화면으로 유도하는 방법을 연구해야 한다. 다음은 몇 가지 요령이다.
첫째, 첫 화면에 목차(Index)를 싣는다. 메시지 가운데 중요하거나 관심을 끌만한 내용을 제목으로 전해주면 읽는 이의 시선을 다음 화면으로 끌어갈 수 있다.
둘째, 요청이나 부탁 또는 지시사항도 첫 화면에 띄운다. E-메일 사용자는 대개 시간에 쪼들리는 사람들이다. 이들은 대개 제목만 살펴보고 지나치거나, 기껏해야 첫번째 화면을 훑어본 뒤 빠져나가기 일쑤다.
셋째, 목차와 함께 요약문(Executive summary)도 최초 화면에 싣는다. 한 두 단락 정도의 간추린 내용을 정리해줌으로써 시간이 부족한 사람에게 꼭 전달해야 할 메시지를 전한다.
넷째, 간단한 소제목(Heading)을 붙인다. 소제목은 눈의 초점(Eye focus)을 붙들어 두기에 좋다. 길이도 같은 분량으로 통일하는 것이 바람직하다. 소제목의 앞, 뒤로는 더블 스페이스를 두어 돋보이게 한다. 이상석
■ E-메일 용어
Header
수신인의 이름, 주소, 문서의 제목 등이 적혀 있는 E-메일이나 팩스의 첫 장을 말한다. 참조할 사람의 이름이나 주소(E-메일 주소 포함)까지 들어가는 경우도 있다. 팩스를 보낼 때 「표지 포함 X장」이라고 쓰는데 이 때의 「표지」가 Header에 해당된다. 긴 메시지를 단락별로 나누어 강조하는데 쓰이는 「Heading(소제목)」과 혼동하기 쉽다.
이상석 편집위원
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