메시지를 작성할 때 내용에만 신경을 쓰다 보면 형식을 무시하기 쉽다.메시지의 전체적인 구성을 무시하면 뒤죽박죽인 문장을 쓸 수 밖에 없을 것이다. 메시지는 대개 서론, 본론, 결론의 3단계로 구성된다.
서론에는 편지를 쓰게 된 이유나 동기를 밝힌다.
본론부분에는 핵심적인 메지를 요역하고, 결론에서는 전체를 간단히 마무리하면서 요청(요구)사항에 대한 주의를 환기하고 인사말을 덧붙인다.
서론, 본론, 결론의 3단계 방식을 좀 더 단순화 한 것이 Re-Pls-As방식이다.
Re는 Regarding(-에 관하여)의 약자로 편지를 쓰는 이유등을 설명하는 서론에 해당된다. Pls는 Please의 약자로 무엇을 도와달라는 부탁이나 요청 등 메시지의 본론부분을 가리킨다. As는 Pls를보충하는 내용이다.
즉 '이런 것을 도와주셔야겠는데 그 이유는 이렇습니다'라는 설명을 덧붙인다는 뜻이다.
다시말해 Re-Pls-As는 서론과 본론만으로 메시지를 구성하는 방식이다. 이런 점을 염두에 두고 실제 메시지 작성에 들어간다. 이때 기억해 두어야 할 기본수칙은 6하원칙으로 불리는 '5W1H'이다.
즉 누가(Who), 무엇을(What), 언제(When), 어디서(Where), 왜(Why), 어떻게(How) 했느냐를 메시지 작성의 기본으로 삼아야 한다는 것이다.
'5W1H' 중에서도 상대적으로 중요한 내용쿠터 맨 앞에 배치한다. 기자들에게는 상식이 돼 있는 이른바 역피라미드(Inverted Pyramid)방식이다.
중요도가 떨어지는 내용은 텍스트의 뒷부분에 배치해 지면이 모자랄 경우 과감하게 뒷부분부터 잘라낼 수 있도록 한다.
메시지를 작성할때 최우선적으로 고려해야 할 점은 수신인과의 관계다.
상대방이 어떤 직업에 종사하며, 나이와 교육정도는 얼마나 되나? 어떤 취향이나 종교를 가지고 있나? 또 성별은 무엇이고 그가 필요로 하는 정보는 무엇인가? 과연 나는 상대방의 욕구를 충족시켜 줄만한 정보를 가지고 있나?
이같은 질문에 스스로 대답해가며 상대방에게 나의 메시지를 가장 효과적으로 전달할 수 있는 방법을 모색하는 습관을 들이자. 위와 같은 요소들을 진지하게 고려하지 않으면 아무리 빼어난 미사여구라도 무용지물이 되기 쉽다.
이상석 편집위원
behappy@hk,.co.kr
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