서명파일(Signature file)은 E-메일 속의 명함과 마찬가지다. 여기에 전화나 팩스번호등 신상정보를 담아 상대방에게 제공하면 추후 여러모로 편리하다.E-메일은 대단히 편리한 통신수단이기는 하지만 만능은 아니다. 분초를 다투는 사안이나 극도의 보안을 유지해야 하는 메시지등은 E-메일로만 처리하기에는 부적절하다. 이런 경우는 전화, 팩스 또는 사신(私信)이 낫다. 또 E-메일과 팩스를 함께 보내거나, 전화로 우선 통화한 뒤 E-메일을 보내야 할 때도 있다. 따라서 상대방의 서명파일정보를 E-메일 주소록등에 정리해 두었다가 참고하면 도움이 된다.
서명파일에는 다음과 같이 이름과 직책, 전화, 팩스번호, E-메일 주소, 직장명과 주소 등을 쓴다. 특히 전화, 팩스번호에는 국가, 지역번호를 함께 적는다.
개성을 살리고 싶으면 다음의 예처럼 소속 회사나 개인의 웹사이트주소, 광고문을 넣을 수도 있다. http://www.hk.co.kr "Korea's most popular website".
아울러 간단한 유머나 격언을 서명파일에 올려놓는 것도 생각해볼 만하다. 어느 미국인이 보내온 서명파일에는 다음과 같은 글이 들어 있었다. "When elephants wrestle, it's the grass that suffers"(코끼리싸움에 풀잎만 죽어난다). 고래싸움에 새우등 터지는 격으로 직장 상사들 간의 알력에 시달리는 부하직원들의 고충을 토로한 말이다. 직장생활경험이 있는 사람이라면 누구나 이같은 메시지를 보고 미소짓게 될 것이다.
이밖에도 성현의 말씀이나 가훈(家訓)을 덧붙여도 좋다. 이 때도 받는 이의 종교나 문화적 배경등을 따져 오해를 살만한 내용이라면 과감하게 삭제한 다음 보내야 한다. 서명파일을 작성할 때 주의해야 할 점은 전체 길이가 8줄 이상을 넘지 않도록 해야 한다는 것이다.
■E-메일용어
Weasel Words
핵심을 피해가는 모호한 표현을 말한다. 이런 말은 가능하면 사용하지 말아야 한다. 하지만 법적인 책임을 회피하기 위해 Weasel words를 쓰는 수도 있다. 미수교국인 미국과 북한이 94년 체결한 Agreed Framework(기본합의서)가 여기에 해당된다. 국제법 상의 의무가 따르는 Treaty(조약)이나 Agreement(합의문)라는 용어 대신에 일부러 애매한 단어를 선택한 것이다.
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