「당신의 첫 인상(Your First Impressions Co.)」이라는 재미있는 이름을 갖고 있는 미국회사의 여사장을 만나본 적이 있다. 주로 직장인을 상대로 생활예절과 옷 입는 법, 면접시험 요령등을 안내해주는 회사다.인간관계에서 첫 인상의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. E-메일에서도 마찬가지다. E-메일을 받아볼 때 최초화면에 뜨는 메시지의 내용과 모양이 E-메일의 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아니다. 「Hi! I hope(또는 친한 사이일 경우 그냥 Hope) you are doing well」처럼 따뜻한 인사말로 시작되는 E-메일은 누구에게나 친근감을 준다. 조금 더 여유가 있으면 「It has been too long since we last corresponded」(우리가 이야기를 나눈 지가 꽤 오래 됐군요)를 덧붙인다.
본문의 경우 세 단락 이내로 짜임새있게 쓰여진 메시지라면 부담이 없어 누구나 읽어볼 마음이 생기게 마련이다. 메일을 열자마자 스크린을 가득 채운 메시지가 나타난다면 심리적으로 압도돼 웬만하면 그냥 지나치기 쉽다.
하지만 E-메일은 간단한 메시지의 전달 뿐만 아니라 소식지나 장문(長文)의 리포트, 또는 신청서등을 보내는 데에도 자주 쓰인다. 따라서 보기 좋고 읽기쉽게 서식을 정리하는 기술을 익혀두는 게 좋다.
또한 컴퓨터의 종류에 따라 한 줄의 글자수가 다르기 때문에(대개는 줄당 영문 80자) 라인을 설정할 때 조심해야 한다. 무엇보다 읽는 사람 위주로 문서를 써야 한다. 되도록이면 줄당 60자 이내로 줄이도록 한다. 특히 사람마다 사용하는 컴퓨터가 다를 수가 있기 때문에 이탤릭체나 굵은 글자체 등이 상대 컴퓨터의 모니터에 나타나지 않을 수도 있다는 것을 미리 생각해두자.
끝내는 말(Closing)도 늘어지지 않게 골라서 써야 한다. 다음은 친밀도에 따라 흔히 쓰이는 작별 인사말이다(뒤로 갈수록 친한 사이). Sincerely (Yours) With best regards Best regards With best wishes Best wishes Very best Yours Cheers Best BFN(Bye for now).
일반 편지에 흔히 쓰이는 「Sincerely(Faithfully, Respectfully) yours」등은 E-메일에서는 약간 무거운 표현에 속한다. 그래서 Sincerely나 Yours 가운데 하나를 택한다. E-메일의 세계에서는 지나치게 무겁거나 가벼운 인사말 모두 환영받지 못한다. /이상석
*E-메일 용어
Blathering
한 두 마디로 간추릴 수 있는 내용의 메시지를 장황하게 게시판등에 올리는 행위를 말한다. 이런 사람들은 답신을 보낼 때도 먼저 보낸 사람의 메시지를손질하지 않은채 그대로 되보내기 일쑤다. 이런 행위를 일삼는 사람은Blatherer라고 한다. 사소한 부주의로 Blatherer라는 낙인이 찍히지 않도록 조심하자.
편집위원
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