뉴밀레니엄을 앞두고 「종이없는 사무실」이 늘어나고 있다. 96년이후 급격히 늘어나고 있는 종이없는 사무실은 이제 산업계에선 일반화한 현상이다.삼성SDS는 사내업무용 소프트웨어(SW)로 「싱글」이란 SW를 사용하고 있다. 싱글의 전자결재란에는 「일반」외에 「대외비」, 「기밀」이라는 메뉴가 있다. 기밀서류를 PC로 받아보는 사람은 비밀번호를 입력해야만 열람 및 결재가 가능하다. 그러나 자료출력 및 재전송, 자신의 PC에 저장하는 것 등은 불가능하다.
이 때문에 예전처럼 빨간 도장을 찍어 기밀문서를 별도 보관하거나, 결재서류에 넣어 비밀리에 결재를 받는 풍경은 사라진지 오래다.
96년 전자결재를 도입한 삼성SDS의 경우 96년 11월 한달간 전자결재 건수는 600건이었으나 97년 12월 한달간 1만5,000여건. 최근에는 5만건에 이르고 있다. 해외출장 때도 현지에서 결재, 평균 서류결재 시간은 5시간이다.
외부업체와의 계약서류 및 납품서류 등 극소수 서류만 종이형태로 보관하고 있다. 삼성SDS는 『연간 700억원정도의 비용절감효과를 거두고 있다』고 밝혔다.
이처럼 종이없는 사무실의 온라인 서류가 이제 회사 밖으로 나오고 있다.
온라인서류는 해당기업 내에서만 통용되는 사내전용 「서류」. 하지만 전자서명을 한 서류에 대한 법적효력이 부여되면서 사내에서의 전자서류는 이제 밖에서도 통용되는 만능서류로 탈바꿈하고 있다.
이를테면 입찰에 필요한 서류와 외부 회사와의 계약서 등이 이제는 서류형태가 아닌 온라인 전자서류로도 법적효력을 발휘하고 있는 것이다.
미국 유럽 등에서는 이미 이러한 전자서명을 법적으로 인정, 온라인 전자서류를 통해 각종 계약과 무역거래를 하는 전자상거래가 급격히 늘고있다.
한국무역정보통신 이상열사장은 『뉴밀레니엄시대에는 이러한 전자서류를 누가 컴퓨터 통신망상에서 많이 활용하느냐에 따라 기업과 국가의 경쟁력이 좌우될 것』이라고 말했다.
김광일기자
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