◎수신인·번호 입력해두면 여러곳에 동시 팩스발송/자원절약·인력절감IMF한파로 「소호(SOHO·Small Office, Home Office)」가 주목받고 있다. 소호의 원뜻은 「작은 사무실·재택 사무실」을 의미하지만 이보다는 컴퓨터와 인터넷 등 정보통신 기술을 활용하는 사업이라는 말이 적합하다. 소호는 절약에서 출발한다. 임대료를 내는 사무실을 얻는 대신 자기 방을 사용하고, 직원을 고용해 인건비를 지출하는 대신 정보통신 시스템을 활용하는 것이다.
소호의 자원 절약지혜는 일반 기업에서도 활용할 수 있다. 팩스 이야기를 해 보자. 요즘같은 불황에는 신제품 발표, 회사홍보의 용도로 팩스를 사용하는 경우가 많다.
문제는 팩스를 여러곳에 보낼 경우 직원 한두명이 팩스 앞에서 하루 정도는 고생해야 한다는 점이다. 통화중인 곳도 있고, 용지가 떨어져 수신되지 않는 회사도 있기 때문이다. 하지만 컴퓨터만 잘 다루면 팩스로 소식을 수백곳에 보낼 수 있다. 필요한 하드웨어는 컴퓨터와 팩스모뎀이다.
먼저 팩스를 보낼 문서를 작성한다. 문서작성프로그램으로 「MS워드」를 사용한다면 문서를 열고 난 후 파일 메뉴의 「편지보내기팩스」를 선택한다. 그러면 팩스 마법사가 실행된다. 이를 사용하면 여러명의 수신자에게 같은 내용을 보낼 수 있고 마법사의 질문을 따라하다보면 멋진 표지도 함께 보낼 수 있다.
「한글」의 경우도 비슷하다. 문서를 열고 난 후 파일 메뉴의 「인쇄팩스인쇄」를 선택한다. 그러면 받는 사람과 팩스 번호를 묻는 상자가 보이는데 여기에 필요정보를 기록하면 된다. 자체 주소록에 미리 수신처와 수신인, 팩스 번호를 입력해 두면 마우스 조작만으로 여러 곳에 팩스를 보낼 수 있다.
컴퓨터를 제대로 활용하면 직원 한두명의 일거리를 충분히 줄일 수 있다. 팩스처럼 단순한 작업은 컴퓨터가 하면 된다. 사람은 보다 생산적인 업무에 주력하는 것이 IMF시대 우리나라 경제를 살리는 데 도움이 될 것이다.<컴퓨터 칼럼니스트>
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