미래창조과학부 공모전 우수상…클라우드 컴퓨팅 시스템 구축
모바일 오피스도 구현, 화상회의 시스템 등 업무 효율 극대화
“공단 본부를 지방(울산)으로 이전하다 보니 전국 회의를 갖기가 어려워졌어요. 가령 울산과의 교통편이 많지 않은 광주나 강원본부의 경우 하루 전 출발해야 회의 참석이 가능한 실정이죠. 특히 출장이 잦은 우리 공단은 현장성이 중요합니다. 그래서 이런 시스템을 구축하게 됐죠.”
한국산업인력공단(이사장 박영범)이 16일 미래창조과학부가 주최하는 ‘2014년 스마트워크 우수사례 공모전’에서 클라우드 컴퓨팅(Clould Computing) 시스템 구축과 모바일 오피스 구현을 통한 업무 개선을 인정받아 우수상을 수상했다.
공단 관계자는 “2012년부터 2014년 공단 본부 울산 이전에 따른 업무 효율 제고와 일하는 방법 개선을 통한 일과 가정의 양립이 가능하도록 스마트워크 시스템을 구축해 왔고, 그 결과 이번 공모전에서 입상하게 됐다”고 설명했다.
공단이 지난해 10월 도입한 클라우드 컴퓨팅 시스템은 인터넷이 가능하고 컴퓨터만 있으면 직원들의 개인별 컴퓨터 업무환경을 그대로 재현하고 업무자료도 확인할 수 있다. 이에 따라 직원들은 출장지에서도 마치 사무실에 앉아 있는 것처럼 컴퓨터 업무환경을 그대로 제공받는다. 특히 이 시스템은 업무환경뿐만 아니라 개인 PC 환경에 저장된 자료도 그대로 활용할 수 있어 현장에서의 업무 효율성이 극대화됐으며 정보보안성도 더 강화됐다.
공단은 한발 더 나아가 유선 인터넷을 이용할 수 없거나 긴급 사항 또는 이동 중인 경우에도 업무를 수행할 수 있도록 모바일기기로 내부 인트라넷에 접속할 수 있는 모바일 오피스 앱을 개발했고, 전 직원들에게 테블릿 PC를 지급한 뒤 안전성 테스트 기간을 거쳐 지난해 11월부터 서비스를 지원하고 있다. 직원들은 이 앱을 통해 웹 메일의 수ㆍ발신, 메모보고, 출장이나 휴가 등에 대한 복무 신청 등 다양한 업무의 실시간 처리, 업무공백을 최소화하고 있다.
또 이번 공모전에서 호평을 받은 ‘스마트워크 시스템’은 화상회의 시스템과 함께 활용돼 시너지 효과를 내고 있다.
공단은 본부의 울산 이전에 따라 각종 회의 진행과정에 참석자들의 이동을 최소화하기 위해 화상회의 시스템을 적극 활용하고 있다. 서울지역 소속기관에 회의장소를 마련, 화상회의 시스템으로 본부와 연결해 각종 회의를 진행하고 있으며, 출장 직원은 스마트워크 시스템과 모바일 오피스 앱을 활용해 현장에서 업무를 처리하고 있다.
공단
감사실 차모 차장은 “감사업무 특성상 전국 소속기관으로 출장이 잦은 편인데 그때 마다 많은 자료를 USB에 저장하여 이동했다”며 “자료의 분실과 손상에 많은 걱정이 있었지만 클라우드 컴퓨터 시스템이 도입된 이후 업무 효율이 크게 높아졌다”고 말했다.
공단 고객지원센터 김모 차장도 “못한 일은 집에서도 처리할 수 있어 아이와 함께 퇴근이 가능해 졌다”며 “집에서도 사무실과 똑같은 컴퓨터 업무환경이 구현돼 업무 효율이 높아진 반면 야근에 대한 부담이 사라졌다”고 만족감을 나타냈다.
박영범 이사장은 “모든 회의와 결재에 앞서 저의 테블릿 PC로 문서가 사전 보고되다 보니 서류를 기안하고 직접 작성한 사람의 이름을 알 정도로, 새 시스템이 직원들과 소통을 넓히는 기회가 되고 있다”면서 “모바일기기와 스마트워크를 통해 시간과 공간에 구애 받지 않고 일할 수 있는 환경을 지속적으로 확대해 업무 효율성을 더 높여 나가겠다”고 말했다.
목상균기자 sgmok@hk.co.kr
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