메시지에서 느낌을 좌우하는 요소를 톤(Tone)이라고 한다. E-메일독자는 메일을 읽으면서 보낸 사람의 감정을 함께 읽어낸다. E-메일사용자가 진솔하고 정감있는 메시지를 받고 싶어 하는 건 당연하다.그렇지만 비즈니스로 E-메일을 이용하다보면 어쩔 수 없이 딱딱한 내용의 메시지를 보내야 하는 경우도 있다. 그러나 비즈니스 E-메일에도 가능한한 정감이 넘치는 내용을 넣도록 노력해야 한다. 지나치게 도식적이고 공식적인 냄새가 나는 E-메일은 사업파트너마저 멀어지게 할 수도 있다.
친근한 메시지를 만드는 요령을 몇 가지 알아보자.
첫째, 부정적이거나 차갑게 느껴지는 단어를 피한다. It's not hot here (여기 날씨는 뜨겁지 않아요)보다는 It's cool here(여기 날씨는 시원해요)가 훨씬 친숙하게 들린다.
둘째, 자연스럽게 써라. 독자와 마주 앉아 다정한 얘기를 나누듯 E-메일을 쓰는 게 좋다. 혼자 잘난 체 하거나 가식적이거나 비아냥대는 톤으로 쓰여진 문장은 누구에게나 불쾌감을 준다. 자랑할 일이 있어도 상대의 기분을 다치지 않으면서 그런 사실을 전할 수 있는 방법을 찾아보자.
셋째, 유머를 구사하자. 딱딱한 내용의 메시지도 유머를 적절히 섞으면 부드러워진다. 하지만 다른 문화권 사람들과 E-메일을 주고 받을 때는 유머 구사를 심사숙고해야 한다. 유머는 국경을 넘기가 힘들다.
넷째, 영문 E-메일의 경우 구어체 문장을 적절히 활용하자.「It is possible…」보다는 「It's possible…」로 시작하는 게 부드럽다. 다만 단축형을 남용할 경우 메시지가 경박해질 수 있으니 조심하자. 「I have a pen」이면 될 것을 「I've got a pen」이라고 하는 경우가 한 예다. should have를 줄인 should've도 문법적으로는 틀렸다고 할 수 없지만, 자주 쓰이지는 않는 표현이므로 멀리하는 게 좋다.
다섯째, 「나」를 내세우지 말고 상대를 배려하는 내용을 찾아라. 광고전문가들이 말하는 「WII-FM」원리를 E-메일 작성에도 이용해보자. WII-FM은 「What's in it for me?」의 약자. 독자나 시청자는 「그 메시지가 나에게 도움이 될 만한 내용을 담고 있는지」 여부에 가장 큰 관심을 갖고 있다는 뜻이다. E-메일을 보내는 사람은 받는 사람의 가장 큰 관심사가 무엇인가를 살펴 그의 욕구를 우선적으로 충족시켜 줘야 한다. 궁금증을 시원하게 풀어주는 E-메일이야말로 가장 독자친화적(reader friendly)이라고 할 수 있다. 이상석
■ E-메일 약어
Approx.는 approximately(대략)의 약자. The airplane arrived approx. 10 minutes ahead of schedule(그 비행기는 예정보다 약 10분 앞서 도착했다). BRB와 BTW는 각각 Be right back(잠시 후 돌아오겠음), By the way(그런데)의 약자. BTW, I bought a nice little earphone at the Radio Shack yesterday. (근데, 난 어제 「라디오 쉐크」에서 아담하고 예쁜 이어폰을 하나 샀어)
이상석 편집위원
behappy@hk.co.kr
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