E-메일에서는 가능한한 부정적인 표현은 피하는 게 좋다. 긍정문이 부정문보다 호소력이 강하다. 불가피하게 부정문을 써야 할 경우라도 가능한한 좋지 않은 이미지가 덜한 단어나 문장으로 바꿔 쓰는 습관을 기르자. E-메일을 보는 사람들은 「이런 이유로 안된다」는 상대의 해명을 듣기보다는 「그래서 어떻게 하겠다는 건가」에 더 관심이 많다.부정적인 의미를 가진 표현에는 not, never, wrong, none, fail, unless, neglect, lack등 여러 가지가 있다. 한국인들은 특히 sorry, apologize(미안하다, 사과한다)와 같은 단어를 자주 쓰는데 이런 말도 부정적인 인상을 준다. 일례로 매주 화요일 점심시간에 정기적으로 열리는 모임이 있다고 하자. 급한 일로 참석할 수 없게 됐다는 내용을 전할 때 「I'm sorry that I can't attend the Tuesday lunch meeting」이라고 하기가 십상이다. 이 정도의 사과문이면 그냥 「I can't attend the Tuesday lunch meeting」이라고 해도 된다. 그러나 위에서 말한 부정적인 단어(can't)를 피하려면 「I wish I could attend the Tuesday lunch meeting」이라고 쓰는 게 더 좋다.
우리말 표현도 마찬가지다.「2월17일까지 마감시간을 지키지 못하겠습니다」는 부정문보다 「2월18일까지는 마감시간에 댈 수 있습니다」는 긍정문이 낫다는 얘기다. 이것을 영문으로 표현해 보자. 「I can't meet the deadline until February 17」은 부정문이다. 이것을 보다 밝은 문장으로 고치면 「I will(또는 I'll) meet the deadline by February 18」이 된다.
부정적인 표현을 피하는 또 다른 방법은 그런 의미를 가진 접두사나 접미사의 사용을 자제하는 것이다. 이런 접두·접미사에는 ex-, non-, un-, -less등이 있다.
좋은 소식과 나쁜 소식을 함께 전해야 할 때는 나쁜 소식을 앞세워야 전체적으로 긍정적인 메시지를 살릴 수 있다. 한 가지 예. 「지난 1월의 영업실적이 전년과 대비해 볼 때 저조하긴 했습니다만, 올 한 해의 순이익은 지난 해보다 25% 증가할 것으로 예상됩니다」
또 조건이나 가정을 나타내는 문장에서는 가능한한 If 대신 When을 쓰는 게 낫다. If에는 회의적인 느낌이 더 많이 들어가 있기 때문이다. If you finish this paperwork, I have another project for you to work on(부정적). When you finish this paperwork, I have another project for you to work on(긍정적).
■ E-메일 용어
-Gobbledygook
난해한 단어나 복잡한 문장으로 이루어진 글. 법률용어가 장황하게 등장하는 판결문이나 계약서등이 대표적인 Gobbledygook이다. 의사나 언론인등 일부 전문인들끼리만 주로 쓰는 용어인 Jargon과 혼동되기도 한다(1월4일자 「파워 E-메일」참조). 일부 선진국에서는 오래 전부터 Gobbledygook 추방운동을 벌이고 있다.
편집위원
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