상대방을 잘 모르는 상태에서 E-메일을 보낼 때 우리말로는 『안녕하십니까』 또는 『안녕하세요』등 편한 인사말로 시작하면 된다. 하지만 외국인과의 E-메일에서는 적절한 표현이 선뜻 떠오르지 않는 경우가 많다. 그래도 크게 걱정할 필요가 없다. 대체로 다음 2가지 사례에 해당하니까 적절히 활용하면 된다.1)이름도 성도 모르는 경우:Dear Madam/Sir 또는 To whom it may concern을 쓴다. 받는 이가 단체나 회사일 경우는 복수로 Ladies and Gentlemen 또는 Dear Madams/Sirs가 좋다. 남성만을 지칭하는 Dear Sirs나 Dear Gentlemen은 성차별적인 표현이니 사용하지 말자.
2)이름은 알지만 성별이 확실치 않을 때:Mr.나 Mrs.등 경칭을 생략하고 Dear Lee Sang Seok처럼 Dear 다음에 이름과 성(Full name)을 모두 쓴다.
상대방을 높여 부를 때 비영어권 E-메일 이용자가 흔히 하는 실수는 Mr.나 Mrs. 뒤에 성이 아닌 이름을 붙인다는 것이다. 예를 들어 Thomas Jones라는 남성에 대한 경칭은 Mr.Jones(성)가 옳다. Mr.Thomas(이름)가 아니다. E-메일 호칭에서도 마찬가지다. Dear Mr.Jones 혹은 Dear Mr.Thomas Jones라고 해야지 Dear Mr.Thomas라고 하면 틀린다.
식사, 파티 초대등 부부를 함께 부를 경우에는 일반 초청장에서와 마찬가지로 Dear Mr. and Mrs.Jones처럼 Mr.와 Mrs.를 함께 쓴다.
여성을 호칭하는 경우 기혼여성이 확실하면 Mrs., 미혼이 분명하면 Miss를 쓰면 된다. 하지만 결혼 여부에 관계없이 Ms.를 선호하는 여성도 있으니 유의하자.
Dr.라는 호칭사용에도 주의를 기울여야 한다. 미국인 가운데는 의사도 아닌 사람을 Dr.로 호칭하는데 거부감을 느끼는 사람들이 꽤 있다. 하지만 상대가 의학박사이거나, 박사학위 소지자들끼리 서로 익숙하게 사용해온 경우라면 괜찮다.
한편 특정부서에 E-메일을 보내는 경우는 다음과 같이 직책을 쓰면 된다.
▲Dear Customer Service(Satisfaction):고객서비스(만족)부 앞 ▲Dear Marketing Director(Manager):마케팅부장께 ▲Dear All Department Managers(Heads):전체 부서장께 /이상석
** E-메일 용어
Netiquette
인터넷사용자(Net user 또는 Netizen)가 사이버 세계에서 반드시 지켜야 할 예절(Etiquette). 사이버 커뮤니케이션은 대개 보이지 않는 상대와의 교감이기 때문에 무책임해지기 쉽다. 특히 욕설이나 성차별적인 표현등은 시급히 버려야 될 못된 습관이다.
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