◎서류 PC로 작성·결재…10여종 시판 그룹웨어(GROUPWARE)는 기업내 컴퓨터 사용자들이 근거리통신망(LAN) 등의 네트워크로 연결된 PC를 통해 서류작성, 결재는 물론 문서보관등의 업무까지 전산처리할 수 있게 해주는 소프트웨어다. 워드프로세서 수치계산(스프레드쉬트) 데이터베이스등의 업무용 소프트웨어들을 한데 묶어 여기에 전자결재등의 통신기능을 추가한 것이다. 최근 기업내 컴퓨터 사용환경이 PC와 PC를 네트워크로 연결해 정보를 공유하는 통합환경으로 바뀌면서 그룹웨어는 기업업무 생산성 향상의 핵심요소로 떠오르고 있다.
그룹웨어는 부서·업무별로 분산돼 있는 정보를 통합, 처리하고 업무과정도 표준화할 수 있어 선진국에선 90년대초부터 활발히 보급되기 시작했다. 국내에서는 지난해 상반기에 보람은행 광주은행 등 금융권을 중심으로 도입되기 시작, 최근에는 관공서 기업등에도 그룹웨어를 설치하는 곳이 늘고 있다.
현재 국내에서 시판중인 그룹웨어는 외국산과 국산제품을 합쳐 10여종 정도. 외국산으로는 전세게 그룹웨어 시장을 장악하고 있는 미 로터스사의 「노츠」를 비롯, 미 디지털사의 「링크웍스」, 일 후지쓰(부사통)사의 「팀오피스」등이 있다. 국산제품은 핸디소프트의 「핸디 오피스」, 나눔기술의 「워크플로우」, 슈퍼스타소프트웨어의 「슈퍼스타메일」, 삼성전자의 「토우」등이 나와 있다.
이들 그룹웨어는 회사내 업무처리 방식을 크게 바꿔놓고 있다. 그룹웨어의 핵심기능인 전자결재를 이용하면 업무담당자는 결재문서를 일일이 서류로 만들 필요없이 컴퓨터로 작성, 전송할 수 있어 사무실을 오가며 시간을 낭비할 필요가 없어진다. 상사도 책상 결재함에 수북이 쌓인 문서를 뒤적일 필요없이 컴퓨터에서 필요한 것을 골라 전자펜으로 사인만 하면 된다. 또 처리된 문서는 데이터베이스로 자동 저장되기 때문에 문서를 찾느라 캐비닛 안의 먼지쌓인 문서더미를 뒤질 필요도 없다. 결국 사무실에는 더이상 기안용지, 결재도장, 캐비닛 등의 재래식 사무집기가 필요없게 되는 것이다.
그룹웨어는 사무실 풍속도도 바꿔놓고 있다. 직원들은 휴게실에 삼삼오오 모여 커피를 마시며 회사 정보를 풍문으로 입수하는 대신 전자게시판이나 전자우편을 통해 타부서 소식, 공지사항, 업무정보 등을 알 수 있게 된다. 또 직원을 감독할 필요가 있는 상사는 전자대화기능을 통해 응답이 필요한 메시지를 수시로 직원들에게 보내 자리를 자주 비우는 요령꾼들을 감시할 수 있다.
전국 67개 본지점간의 은행업무를 그룹웨어로 통합처리하고 있는 보람은행의 최원용 중앙지점장은 『그룹웨어는 지점별로 떨어져 있는 은행내 구성원들이 서로 정보를 공유할 수 있는 계기를 제공해 사내 언로를 트는 데 크게 기여하고 있다』고 말했다.<홍덕기 기자>
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